Расширьте границы вашего бизнеса!

База Знаний

Можно ли поменять секретарскую компанию или агента-посредника, если у вас возникли трудности в вопросах обслуживания собственной компании в Гонконге?

September 16, 2021
Сергей Руденко
Техническая статья

Если вы еще только планируете зарегистрировать компанию в Гонконге, эта информация будет полезна в плане ознакомления. Если уже зарегистрировали и пользуетесь такой компанией, то, скорее всего, столкнулись с решением вопросов, связанных с обслуживанием компании. В любом случае вы должны знать о некоторых особенностях сотрудничества с секретарскими компаниями в Гонконге и о том, как при желании сменить действующего агента/секретаря.

Какими функциями обладает секретарь вашей компании в Гонконге? Что конкретно должно входить в содержание его деятельности?

  • во-первых, секретарь должен обеспечивать получение и пересылку писем из государственных органов Гонконга (Налоговый Департамент, Департамент Статистики, Департамент Регистрации компаний, Суд, Таможенный Департамент, прочее);
  • во-вторых, в обязанности секретаря входит представление интересов вашей компании в государственных органах Гонконга;
  • в-третьих, в функции секретаря входит подготовка и подача различного рода отчетов (например, Companies Registry Annual Return – Годовой Отчет для Департамента Регистрации, IRD Employer’s Return – Годовой отчет о выплаченной зарплате сотрудникам компании, который подается в Налоговый департамент Гонконга);
  • в-четвертых, в обязанности секретаря входит оплата ежегодной государственной пошлины за регистрацию деятельности (Business Registration Fee), а также
  • получение и пересылка коммерческой корреспонденции (письма из банка, запросы от клиентов, предложения от поставщиков) по вашему требованию;
  • в-пятых, это организация различного рода изменений в корпоративной структуре компании в соответствии с вашими поручениями.

Внимание! Вы должны знать, что за предоставление секретарских услуг и юридического адреса секретарская компания в Гонконге взимает с клиентов определенную фиксированную плату. Однако перечень предоставляемых услуг, входящих в базовую ставку, различается. Например, обязательным считается получение и пересылка писем из государственных органов, остальные услуги предоставляются за дополнительную плату. При таком пакете услуг базовая ставка может быть небольшая. Если же перечень услуг в базовой ставке более широкий, то оплата автоматически увеличивается.

Два возможных варианта для регистрации компании в Гонконге:

  1. Вы можете найти прямого регистратора, гонконгскую компанию, которая автоматически станет секретарем вашей компании, а также предоставит свой адрес в качестве юридического адреса для вашей компании;
  2. Вы выбираете агентов-посредников в своей стране или онлайн. Далее они предоставляют услуги регистрации и обслуживания компании в Гонконге. Агенты в этом случае могут перепродавать услуги, которые они на территории Гонконга покупали у прямых регистраторов.
Возможные сложности при выборе первого варианта

Основной сложностью, с которой приходится сталкиваться при общении с регистраторами-секретарями владельцам компаний в Гонконге, которые не говорят по-русски, преодоление языкового барьера.

Если вы не владеете, например, китайским языком, общение может происходить на английском. Но при этом и секретарь, и вы не являетесь прямым носителем английского языка. Это может существенно затруднять общение, приводить к недопониманию и даже к финансовым потерям.

Таких примеров великое множество. Давайте разберем наиболее типичную ситуацию. Например, вы зарегистрировали компанию в Гонконге для проведения торговых операций с Китаем. Регистрация напрямую происходила у местных китайских регистраторов, которые посчитали, что это будет экономически более выгодно. На первоначальном этапе регистрации воспользовались услугами переводчика, дальнейшее же общение происходило между клиентом и секретарем напрямую. Надо заметить, что изначально клиент не получил подробной информации по вопросам дальнейшего обслуживания компании.

Каковы последствия?

По истечении года секретарская компания переслала клиенту Годовой Отчет для Департамента регистрации (Annual Return) с рядом разъяснений о том, что надо подтвердить и уполномочить их на подписание и подачу этого отчета от имени клиента или распечатать, подписать и переслать им оригинал в Гонконг с целью подачи документа в государственный департамент. Кроме того, клиенту отправили копию обновленного сертификата регистрации бизнеса (Business Registration Certificate) для того, чтобы он оплатил государственный сбор на следующий год. Как уже отмечалось выше, без хорошего знания языка со стороны агента и клиента получился результат «испорченного телефона», а письма секретарей остались без внятного ответа.

Далее, примерно через полгода, (в целом через 18 месяцев с момента регистрации компании) клиенту отправили налоговую декларацию, полученную из Налогового Департамента. Но результат оказался неудовлетворительным: клиент не понял предъявляемых к нему требований, а секретарь остался с большим количеством своих непонятных вопросов.

К следующей годовщине компании все повторилась сначала. Каков же результат? Секретарь, не видя ожидаемой от клиента реакции на свои письма, а кроме того, констатируя полное игнорирование оплаты клиентом государственных сборов и отсутствие отчетности, принял решение о снятии с себя полномочий.

Компания оказалась в затруднительной ситуации: она лишилась обслуживания, а кроме того, возникла необходимость оплаты государственных сборов, судебных издержек, штрафов, так как на начало этого года и Департамент Регистрации, и Налоговый Департамент уже в течение 2-х лет отправляли иски в суд за отсутствие выплат.  

Для подтверждения сумм, о которых идет речь, приводим таблицу сборов Департамента Регистрации Компаний Гонконга:

Напомним, что это повторилось в течение двух лет подряд. Клиент оплатил всю сумму в размере 6960 HKD (904 USD), однако к ней еще добавились судебные издержки:

  • Штраф по итогам судебного разбирательства в размере 4000 HKD (520 USD);
  • Издержки на использование юриста в суде в размере – 6160 HKD (800 USD).

Итогом стали серьезные выплаты: за отсутствие в течение 2-х лет годовых отчетов клиент понес расходы в размере 17120 HKD (2224 USD).

Кроме того, если за 2 года клиент не оплатил государственный сбор в Налоговый департамент, он понесет существенные материальные потери. Он должен будет оплатить сам сбор, штраф в размере 600 HKD (78 USD) за задержку, штраф по решению суда 4000 HKD (520 USD) и издержки за услуги юриста – 6160 HKD (800 USD).

В итоге это выльется в приличную сумму: в 10760 HKD (1398 USD).

К перечисленным выше расходам клиента добавится штраф за несвоевременную подачу налоговой отчетности за 2 года. Эта сумма за задержку примерно равна 2400 HKD (312 USD). А кроме того, будет предъявлен штраф по решению суда 4000 HKD (520 USD) и за услуги юриста – 6160 HKD (800 USD).

Итоговая сумма будет равна 12560 HKD (1630 USD).

И только благодаря правильному изложению ситуации в суде клиенту назначили выплату указанную сумму. Если бы не это обстоятельство, клиент выплачивал бы штраф от 10000 HKD (1300 USD) за каждый год. При самых крайних случаях клиенту может грозить даже тюремный срок.

Какую же сумму клиенту назначили в итоге? Она оказалась весьма внушительной - 5252 USD.

А помните, с чего начался наш пример? С вопроса отсутствия понимания между клиентом и секретарем. Помимо дополнительных расходов на пересылку подписанных документов, вы потеряли свое личное время на поиск новых секретарей, чтобы внести в эту ситуацию понимание и ясность.

Какие же выгоды вы получаете, если пользуетесь агентом-посредником у себя на родине?

Вы можете заручиться поддержкой сотрудника на русском языке.  Это является большим плюсом в плане сопровождения компании. Правда, справедливости ради нужно сказать, что это существенные траты на содержание посредника, поскольку обслуживание компании через посредников обходится компании намного дороже, чем взаимодействие напрямую с секретарской компанией.

Кроме того, известны ситуации, при которых возможны потери полученных документов или же несвоевременная пересылка клиенту письма с документом на подтверждение или на подпись. Подобные случаи как раз приводят к начислению на клиента штрафов.

Возможна ситуация, при которой посредник в силу разных обстоятельств может пропасть со связи, а клиент, не владеющий контактами секретарской компании, не понимает, что делать с компанией и как ее обслуживать.

Существенным моментом взаимодействия как с секретарями, так и с агентами-посредниками можно назвать непредоставление бухгалтерских и аудиторских услуг, а обращение либо к сторонним организациям, либо к возможности клиента самостоятельно искать бухгалтеров/аудиторов.

Подобные обстоятельства приводят к дополнительным рискам при подготовке бухгалтерской, аудиторской и налоговой отчетности, которая напрямую связана с искажением, потерей какой-то информации или документов при передаче через посредника, а также сопряженной с невозможностью преодоления языкового барьера.

Вышеперечисленные примеры подводят нас к выводу о том, что самым удачным вариантом сотрудничества является взаимодействие с компанией в Гонконге напрямую. Иными словами, следует найти компанию, предоставляющую секретарские услуги, а также услуги подготовки бухгалтерской отчетности и проведения аудита своими собственными силами. Идеально, если эта компания имеет в своем штате русскоговорящего сотрудника.

Если вы готовы взаимодействовать с нашей компанией, вам следует знать, что мы не являемся агентами-посредниками. Наша компания реализует секретарские услуги от своего имени, при этом юридический адрес вашей фирмы будет располагаться по адресу нашего офиса. Кроме того, наш коллектив - это квалифицированные специалисты, обладающие многолетним опытом успешного обслуживания компаний в Гонконге в области бухучета и аудита, а также подачи налоговой отчетности. Мы предоставляем услугу в получении рабочих виз в Гонконг, регистрируем торговые марки на территории Гонконга, оказываем подготовку нотариально заверенных документов с Апостилем и т.д. Если вам нужна более подробная информация, оставляйте заявки на консультацию по любому из указанных на сайте каналов связи. Ждем ваших обращений!

Вы должны знать, что процедура смены секретаря и юридического адреса происходит в течение 5-7 рабочих дней с момента подачи от вас подписанных документов. Этот вопрос решается в указанные сроки при условии отсутствия у вас каких-либо задолженностей перед бывшими секретарями. А кроме того, вы не имеете подписанного с ними соглашения о предоставлении секретарских услуг и юридического адреса, закрепляющего определенные сроки.

Если ваши бывшие секретари хранят оригиналы каких-то корпоративных документов в своем офисе, то ссылаясь на подписанные вами решения совета директоров, мы сможем получить эти документы.

Каковы расходы по смене секретаря и юридического адреса:

  • на этапе подготовки и подачи документов, связанных со сменой юридического адреса и секретаря, вы потратите 350 USD;
  • на предоставление юридического адреса в течение одного года -  350 USD;
  • на предоставление секретарских услуг на один год -  350 USD.

Итоговая сумма – 1050 USD.

Если вам нужна дополнительная информация по обслуживанию компании в Гонконге, обращайтесь к нам. Связаться с нами можно по любому из указанных на сайте каналов связи. Ждем ваших обращений!

Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации